Я работаю с программой 1С более 10 лет: интегрирую ее с CRM и интернет магазинами. Начинал работать на JavaScript, но затем вернулся к 1С. На создание этого поста меня сподвигло желание описать простыми словами, для чего нужна автоматизация, какие ошибки бывают при ее внедрении и что делать, чтобы избежать их.
Задача любого ПО – ускорить процесс, снять какую-то боль компании. От этого и нужно отталкиваться при выборе. Например, с его помощью можно оптимизировать работу бухгалтерии: ускорить расчет зарплаты, построение аналитики и обслуживание клиентов, сократить штат, интегрировать программу лояльности и пр. То есть автоматизация нужна бизнесу для получения конкурентных преимуществ. Еще со времен мануфактур ее использовали для удешевления и ускорения производства. Не буду углубляться и рассматривать сейчас автоматизацию ткацкого или книгопечатного станка, просто расскажу, с какими проблемами я столкнулся за время работы в отрасли автоматизации малого и среднего бизнеса и как они решались.
Начну разбор с самых распространённых ошибок при выборе программного обеспечения.
- Бездумная покупка ПО
Многие владельцы бизнеса, узнав, что у конкурента (друга, коллеги) установлена суперкрутая система, которую он всячески хвалит, тут же покупает себе такую же, даже не подумав, нужна ли и подходит ли она его бизнесу.
Если вы устанавливаете ПО для автоматизации просто «чтобы было», это большая ошибка. По сути, вы купите чемодан без ручки, который будет совершенно бесполезным. А если ПО не нужно вашему бизнесу, уж тем более оно не нужно тем, кто будет с ним работать. Это как покупка безделушки с «Алиэкспресс».
Чтобы точно понять, что вам нужно, начните записывать «нытье» ваших сотрудников в журнал. Например:
– Кладовщик жалуется на менеджеров, что они выписывают отсутствующие товары.
– Менеджеры жалуются, что бухгалтеры долго выписывают документы.
– Бухгалтеры жалуются, что менеджеры выписывают документы на отсутствующие товары и им приходится бегать на склад и все переделывать.
– Клиенты жалуются на долгую доставку и невозможность отследить товар.
Если как управленец вы способны устранить часть этих проблем – устраняйте. Это естественный процесс, для которого не нужны специальные программы. Если какие-то вопросы решаются увеличением штата, новым помещением или другими расходами, которые вы считаете нецелесообразными, записывайте их отдельно. Потом вам будет проще решить, какие из них и как нужно сократить в первую очередь
- Безучастие
Отдавая внедрение программного обеспечения людям внутри своей организации, вы должны быть уверены, что их цели на 100% совпадают с вашими. Если же они не совпадают, вы рискуете получить совсем не то, что нужно вашему бизнесу + несколько новых проблем. Например, поручив интеграцию управленческой программы главному бухгалтеру или финансовому директору, вы получите идеально работающий блок бухгалтерского и финансового учета, но никак не быструю работу менеджеров или склада.
При этом если вы не умеете работать в программе, то не сможете проверить качество работы и результаты, пока не столкнетесь с новой проблемой. Однако акты приемки уже будут подписаны, а гарантий на работу вам никто не даст. Поэтому участвуйте в обучении вместе со всеми, совершенствуйте свои знания и умения, ведь это инструмент, с которым вам придется работать постоянно. Владея им в совершенстве, вы сможете эффективно управлять бизнесом и вовремя устранять проблемы.
- Отсутствие контроля
Представим, вы интегрировали в свой бизнес ПО, у вас есть система автоматизации, которая работает. Но вдруг вам понадобилось узнать себестоимость и прибыль своего предприятия и оказалось, что информация некорректна из-за того, что кто-то забыл внести данные. Придется заново вносить документы, менять аналитику или, что еще хуже, начинать ведение сначала, если пропущены процессы, необходимые для формирования правильной картины.
Пример: бухгалтер не заносит аналитику номенклатуры, поскольку ему для отчетности достаточно учитывать суммовой учет. В его работе всё хорошо, но в итоге не понятно, сколько заработала компания и заработала ли она вообще. Этой проблемы можно избежать, ежедневно сравнивая суммы за прошедший период с расчетными.
Подытожим:
- Любое ПО решает определенные задачи. Сначала проанализируйте, какие вопросы вы хотите решить и насколько выбранный программный продукт подходит для их решения.
- Не доверяйте интеграцию ПО сторонним специалистам, даже если они платиновые партнеры компании-разработчика, и своим сотрудникам, даже если они на хорошем счету. Зачастую они не способны выбрать именно тот инструмент, который нужен вам и вашему бизнесу.
- Контролируйте процесс работы в ПО, держите под контролем все цифры, показатели и динамику. Любые упущенные данные обернутся головной болью и новыми проблемами.